Credit Manager Magazine 9/2024

www.creditmanagermagazine.pl WRZESIEŃ / SEPTEMBER 2024 36 ZARZĄDZANIE Katarzyna Golaszewska Z pasją, zaangażowaniem oraz z sukcesami, od niemal 10 lat zajmuję się zarządzaniem należnościami. Aktualnie zajmuję się także controllingiem sprzedaży. Moja praktyczna wiedza i doświadczenie pozwalają mi skutecznie optymalizować procesy finansowe i wspierać rozwój biznesu. Ponadto, jako ekspert w dziedzinie, tworzę kursy, dzieląc się wiedzą i umiejętnościami z innymi. Chętnie nawiążę współpracę z osobami i firmami zainteresowanymi doskonaleniem zarządzania finansami i sprzedażą. Kiedy w proces windykacji angażujemy dział prawny i czy w ogóle? Jakie działania są możliwe? Jeżeli korzystamy z usług ubezpieczyciela, należy jasno wskazać elementy polisy istotne z punktu widzenia zawartej polisy ubezpieczeniowej – wysokość obrotu od jakiego klient uzyskuje limit kredytowy, przy jakim przeterminowaniu należy zgłosić klienta do ubezpieczyciela itp. Dodatkowym, bardzo istotnym elementem procedury zarządzania należnościami jest wspomnienie o formie i częstotliwości raportowania poziomu należności. Należy wskazać także osoby odpowiedzialne za tą część procesu oraz jego odbiorców. Pamiętajmy, że informacje wysyłane do zainteresowanych muszą być maksymalnie podsumowujące, transparentne i nie wymagające poświęcania zbyt dużej ilości czasu na wyciąganie wniosków. Przy raportowaniu należności można posłużyć się dashboardem zawierającym esencję – ogólny poziom należności, procentowy udział przeterminowanych należności – z podziałem na wiekowanie, wskazanie top 10 klientów z największym zadłużeniem plus zawarcie informacji historycznych, aby móc obserwować w jakim kierunku zmierza przedsiębiorstwo. Wspomniane elementy są przykładowymi i zawartość takiego dashboardu zależy od zapotrzebowania odbiorców oraz specyfiki danej spółki. Warto zaznaczyć, że raportowanie powinno odbywać się nie rzadziej niż raz w tygodniu. Kolejnym dodatkowym elementem procedury, który zawsze jest ogromnym wsparciem dla jej odbiorców jest schemat procedury w formie grafu – jako, że stawiamy na przejrzystość oraz dostępność informacji i pamiętając, że dobrze napisana procedura daje większe szanse na jej przestrzeganie, a jej przestrzeganie przekłada się na sukces w zarządzaniu należnościami. Taka forma zawsze może posłużyć jako ściąga, źródło szybkiej informacji. Podsumowując, procedura zarządzania należnościami jest kluczowym elementem sukcesu każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości. Dobrze zaplanowane i wdrożone procedury pozwalają na zapewnienie stabilnego przepływu gotówki, minimalizowanie ryzyka zatorów płatniczych, a także poprawę wskaźników finansowych firmy. Zarządzanie należnościami obejmuje działania wykraczające poza samą windykację, zaczynając już od etapu podpisania umowy z klientem i ustalenia warunków płatności, aż po monitorowanie sald i podejmowanie działań prewencyjnych w celu minimalizacji przeterminowanych należności. Kluczowe jest także scentralizowanie procesu zarządzania należnościami, co umożliwia efektywną kontrolę i szybką reakcję na zaległości. Procedura powinna być jasna, przejrzysta i dostępna dla wszystkich pracowników, co nie tylko usprawnia działania, ale również edukuje zespół na temat znaczenia poszczególnych etapów procesu. Dzięki odpowiednio zaprojektowanej i wdrożonej procedurze zarządzania należnościami firma może osiągnąć długoterminową stabilność finansową oraz zbudować solidne relacje z klientami. „Dodatkowym elementem procedury, który zawsze jest ogromnym wsparciem dla jej odbiorców jest schemat procedury w formie grafu – jako, że stawiamy na przejrzystość oraz dostępność informacji i pamiętając, że dobrze napisana procedura daje większe szanse na jej przestrzeganie.”