Credit Manager Magazine 9/2024

ZARZĄDZANIE www.creditmanagermagazine.pl WRZESIEŃ / SEPTEMBER 2024 34 Zarządzanie ryzykiem: Procedury pomagają identyfikować, analizować i minimalizować ryzyko. Dzięki nim organizacje mogą reagować na problemy w sposób zaplanowany i skuteczny. Dokumentacja i audyt: Procedury zapewniają dokumentację działań, co jest istotne podczas audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Dobrze udokumentowane procedury mogą ułatwić analizę i ocenę działań organizacji. Usprawnienie komunikacji: Procedury mogą również poprawić komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w organizacji, definiując jasne kanały i metody przekazywania informacji. Zadaniem osób zarządzających firmą jest zadbanie o strategię, plany krótko i długoterminowe, zarządzanie finansami, ryzykiem, operacjami, marketing i sprzedaż, rozwój i innowacje… Z pewnością katalog tych obszarów nie jest zamknięty. Kluczowym jest odpowiednio skoordynowane działanie w każdym z nich, a takowe można osiągnąć między innymi - a śmiem twierdzić, że przede wszystkim, dzięki dobrze stworzonym procedurom. Po co procedury ? Procedury są kluczowym elementem funkcjonowania organizacji, instytucji oraz wielu innych aspektów życia codziennego. Oto kilka powodów, dlaczego są one tak ważne: Standaryzacja działań: Procedury zapewniają, że określone zadania i procesy są wykonywane w ten sam sposób za każdym razem, niezależnie od osoby wykonującej. To minimalizuje błędy i zapewnia spójność. Efektywność i oszczędność czasu: Dzięki procedurom, pracownicy nie muszą zastanawiać się, jak wykonać określone zadanie. Mają jasne wytyczne, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne działanie. Bezpieczeństwo: W wielu branżach, np. w medycynie, przemyśle czy budownictwie, przestrzeganie procedur jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, klientów oraz innych osób. Przestrzeganie przepisów: Procedury pomagają organizacjom w przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa i regulacji branżowych. To może chronić firmę przed sankcjami prawnymi i finansowymi. Kontrola jakości: Ustalając procedury, organizacje mogą monitorować i kontrolować jakość swoich produktów i usług. Procedury umożliwiają również łatwiejsze wykrywanie i korygowanie błędów. Szkolenie i wdrażanie nowych pracowników: Jasne procedury ułatwiają szkolenie nowych pracowników, którzy mogą szybciej nauczyć się swoich obowiązków i dostosować się do wymagań organizacji. Planowanie i strategia: Procedury pozwalają na lepsze planowanie działań i realizację strategii organizacji. Dzięki nim łatwiej jest koordynować różne działania i projekty. Zanim pochylimy się nad kluczowymi elementami procedury zarządzania należnościami, należy zwrócić uwagę na sam proces i podkreślić, że nie składa się na niego sama windykacja, której zakres jest dużo węższy i skupia się już tylko na uzyskaniu płatności z tytułu faktury, której termin zapłaty upłynął. Zarządzanie należnościami rozpoczyna się już na etapie przygotowania i podpisania umowy z klientem - w zakresie ustalenia terminu płatności i Każde przedsiębiorstwo, bez względu na swoją wielkość, można porównać do swoistej maszyny, która działa w celu osiągnięcia określonego celu. Jej składowymi jest szereg elementów, mniejszych i większych, jednakże tak samo ważnych i istotnych z punktu widzenia poprawności działania ów maszyny. I podobnie jak w maszynie, tak i w przedsiębiorstwie, kiedy nie działa lub szwankuje jeden z elementów, zagrożone jest sprawne jego funkcjonowanie. Procedura zarządzania należnościami jako podstawa sukcesu w procesie Katarzyna Golaszewska controlling sprzedażowy, zarządzanie należnościami „Dzięki procedurom, pracownicy nie muszą zastanawiać się, jak wykonać określone zadanie. Mają jasne wytyczne, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne działanie. Jasne procedury ułatwiają szkolenie nowych pracowników, którzy mogą szybciej nauczyć się swoich obowiązków i dostosować się do wymagań organizacji.”